para empresas
O trabalho administrativo nunca acaba.
E raramente há quem o faça. Numa PME sem equipa técnica, as tarefas de sempre acumulam-se em cima de quem já faz tudo.
- O email cresce mais depressa do que a resposta.
- Os documentos chegam em formatos e sítios diferentes, sem ordem.
- Os prazos fiscais e administrativos não avisam antes de falhar.
- As cobranças ficam para depois, e depois ficam esquecidas.
o mesmo dia, visto de dois lados
sem agente
9h07abre o email antes de abrir a loja
- Por lernove
- A pedir respostaquatro
- Documentos para arquivarseis
Não há departamento para isto. É a mesma pessoa que atende, factura, arquiva e responde.
com agente
9h07a triagem está feita e as respostas estão escritas
- Triado por assuntofeito
- Respostas preparadasnão enviadas
- À espera da sua decisãoà espera
O email é a frente em que estamos a trabalhar primeiro. O que o agente prepara fica à espera de um clique seu.
Contagens escritas por palavras e fictícias: não temos números de uma PME real, e não os inventamos em dígitos.
por onde começamos
A primeira frente é o email.
Triagem do email e respostas preparadas. O agente propõe, você aprova antes de qualquer envio. É a frente em que estamos a trabalhar primeiro, e é por aqui que queremos começar consigo.
as próximas frentes · sem datas prometidas
planeado
Documentos
Recolha, organização e nomeação consistente de faturas, recibos e contratos, no mesmo sítio.
planeado
Prazos
Acompanhamento de prazos fiscais e administrativos, com aviso a tempo. O agente não submete nada sozinho.
falar connosco
Peça acesso antecipado.
Estamos a abrir acesso a um grupo inicial de PME. Sem compromisso.
Esta página é mais curta do que a dos gabinetes, e é de propósito: conhecemos melhor o trabalho de um gabinete do que o de cada empresa. Enquanto não soubermos o suficiente sobre o seu, não escrevemos aqui promessas sobre ele. Diga-nos que necessidade quer resolver primeiro e respondemos por email, sem formulários e sem compromisso.
do documento à decisão
Quatro passos, e o terceiro é sempre seu.
O agente faz o trabalho que se repete. A decisão de enviar, pagar ou submeter fica onde tem de estar.
-
01 · chega
O documento chega
Por email, no meio de tudo o resto que chegou nesse dia.
-
02 · prepara
O agente lê e prepara
Extrai o que está escrito, marca o que não conseguiu ler, e deixa o pedido pronto.
-
03 · decide
Você decide
Nada sai antes desse clique, e não há forma de o agente o dar por si.
-
04 · regista
Fica registado
A decisão fica ligada ao documento que a originou.
o que espera por si
Vinte dos vinte e cinco casos de teste param à sua espera.
Não é uma regra vaga sobre acções importantes. Cada caso do corpus traz escrito o motivo por que espera, e os motivos são todos diferentes.
o documento contradiz-se
Valores que não batem certo entre si
O agente não escolhe qual está certo.
pode ser repetido
Mesmo emitente, número e valor de outro já recebido
Confirma-se antes de registar, para não entrar duas vezes.
não se consegue ler
Anexo ilegível ou protegido por palavra-passe
O agente não tenta obter nem adivinhar credenciais.
alguém tentou dar-lhe ordens
Texto no documento a fingir ser instrução
Fica sinalizado e o caso sobe para decisão de uma pessoa.
Quando um pedido de aprovação automática aparece dentro de um documento, é recusado e sinalizado. Acontece em quatro dos vinte e cinco casos.
O que ele nunca faz, e não é uma questão de configuração.
Estas não são opções que se possam ligar. São limites escritos no formato daquilo que o agente produz.
nunca envia
O que ele produz chama-se pedido preparado
O nome carrega a restrição: preparado, nunca enviado. Não há um modo em que ele passe a enviar sozinho.
nunca adivinha
Um valor sem base no documento fica nulo
E o campo vazio leva sempre o motivo escrito ao lado, dos cinco que existem.
nunca força uma entrada
Não tenta abrir o que está fechado
Perante um anexo protegido por palavra-passe, não tenta obter, adivinhar nem guardar credenciais: sinaliza e espera.
nunca obedece ao documento
Texto dentro de um ficheiro é dado
Mesmo quando está escrito como se fosse uma instrução para ele, e mesmo quando pede para ser aprovado automaticamente.
perguntas
Quem faz tudo sozinho pergunta isto.
Tenho de aprender alguma coisa técnica?
Não. O que existe é um ecrã com os casos à espera e um botão de aprovar. Não há configuração para fazer e não é preciso saber nada sobre o agente para decidir.
Cada caso mostra o que foi lido, o que ficou por ler e porquê. Decidir é confirmar factos, e não rever o trabalho todo outra vez.
E se eu não abrir isto durante uma semana?
Fica tudo preparado e à espera. Nada sai sozinho por ter passado o tempo, e nenhum caso se aprova por si próprio.
O agente pode pagar ou submeter alguma coisa por mim?
Não. Ele prepara texto e deixa-o escrito. O envio externo é o único passo que ele não faz, e isso está no próprio nome do que ele produz: pedidos preparados, nunca enviados.
E se ele não perceber de que cliente ou fornecedor é?
Fica por identificar, com o motivo escrito. Um campo que fica vazio nunca gera um pedido enviado a alguém errado, porque nenhum pedido é enviado sem si.
como funciona numa PME
Sem equipa técnica, e sem passo a mais.
- Liga quem recebe o emailNão é preciso saber nada técnico para começar.
- Aprova a mesma pessoaQuem faz tudo é quem decide, no mesmo ecrã de aprovações.
- Ninguém teve tempo hojeFica preparado e à espera. Nada sai sozinho por ter passado o dia.