para gabinetes de contabilidade
O trabalho é fácil de fazer e difícil de acabar.
Não pára, é interrompido a toda a hora, e recai sempre sobre a mesma pessoa.
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Extrai com proveniência.
Cada valor diz de onde veio.
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Não adivinha.
O que não se lê fica por preencher, com o motivo.
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Nada sai sozinho.
Toda a saída espera por uma aprovação.
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Tudo fica registado.
Cada decisão ligada ao documento que a originou.
01 · o trabalho que ninguém contabiliza
Os documentos não chegam num sítio. Chegam ao email, ao longo do mês, de clientes diferentes e em formatos diferentes.
Nada disto é contabilidade. É o trabalho de chegar até ela, e ocupa o tempo de quem sabe fazer a outra parte.
- Rui Belmarco18:41 talao do gasoleo1 anexo
- (sem remetente identificado)17:58 Re: (sem assunto)3 anexos
- Moldes Belmar16:12 documentos de maio1 anexo
- Contabilidade · arquivo15:40 fatura em falta, terceiro pedidosem anexo
e mais catorze por ler
a mesma fatura em falta escrever a pedir voltar a escrever terceira vez, em cima do prazo
02 · o que o agente faz
Prepara o trabalho até ao ponto da decisão, e para aí.
Quatro passos, na ordem em que acontecem.
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01 · identifica
Identifica
De que cliente e de que tipo de documento se trata.
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02 · extrai
Extrai
Os campos que aparecem escritos, com a origem de cada um.
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03 · falta
Percebe o que falta
E escreve o motivo, em vez de deixar vazio.
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04 · prepara
Prepara o pedido
Com destinatário, assunto e o texto exacto.
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o trabalho para aqui
Nada a atravessa sem um clique de uma pessoa.
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05 · enviar
Enviar
Do outro lado do portão.
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06 · tratado
Dar por tratado
Do outro lado do portão.
03 · prova
Veja o ecrã de aprovações com um email do corpus.
Um talão fotografado que chega ilegível. Decide primeiro o que faria, e só depois vê o que ficou à espera de aprovação.
dados fictícios do corpus de testes
- Talão de gasóleo
- Fatura do fornecedor, envio assim que chegar
- Fatura do fornecedor inglês
- Nota de crédito NC 2026/61
Talão de gasóleo
IMG_20260610_183422.jpg
| campo | valor | motivo |
|---|---|---|
| Emitente | __________ | ilegível no anexo |
| Contribuinte | ___ ___ ___ | ilegível no anexo |
| Número | __________ | ilegível no anexo |
| Data | __/__/____ | ilegível no anexo |
| Total | ?4,90 | parcialmente visível, não extraído |
| Moeda | ___ | ilegível no anexo |
| IVA | ___ | ilegível no anexo |
Aprovar e enviar Ajustar nada sai sem este clique
Os quatro casos vêm do corpus de testes, e os estados são os dois que existem hoje: sinalizado e à espera de decisão. Não há nenhum aprovado nem nenhum ajustado porque nunca ninguém aprovou nada neste sistema.
corpus de avaliação
25
casos
documentos
13
o último é o talão de gasóleo desta página
injecção
6
tentativas de enganar o agente por texto escondido, e o agente não deve obedecer a nenhuma
controlo
6
casos limpos de controlo, onde nenhuma sinalização é a resposta certa
Fonte: o corpus de avaliação da normapt, 25 casos. O resultado caso a caso não está publicado aqui.
04 · controlo
O que exige aprovação, e o que pode fazer a qualquer momento.
É sempre claro quando é IA
Tudo o que um agente prepara está identificado como preparado por IA, para que aprove com essa informação à frente.
Pausar, exportar e remover
São direitos previstos no RGPD, e o produto está desenhado para os respeitar por defeito, sem ter de os pedir.
Registo do que foi decidido
Cada registo guarda a impressão digital do documento que entrou, e é isso que prova que ele não mudou desde então.
05 · falar connosco
Se chegou aqui por um email nosso, responda a esse email.
É a via mais simples: a conversa fica onde começou e sabemos de onde veio. Se chegou por outra via, escreva para contacto@normapt.pt.
sem formulário, e é de propósito
uma carteira inteira
Documentos de dezenas de clientes, na mesma caixa de entrada.
O cliente de um documento lê-se do documento, e não de quem carregou em enviar. Não é detalhe: no corpus de testes, em 10 dos 25 casos quem enviou o email não é o cliente a que o documento pertence.
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01 · entra
Tudo pelo mesmo sítio
Documentos de origens diferentes, na mesma caixa de entrada.
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02 · lê-se
O cliente sai do documento
E não de quem o enviou. A origem de cada valor fica registada.
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03 · atribui
18 dos 25 casos
Vão para o cliente que o documento nomeia, contra a carteira do gabinete.
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04 · fora
7 ficam sem cliente
Fora do âmbito da carteira. O campo fica nulo, e não se adivinha.
Um documento que não seja de nenhum cliente da carteira fica de lado, e não gera pedido nenhum.
o cliente sai do documento
Não de quem enviou
Quando quem envia é o fornecedor, é o documento que diz de quem é o caso.
a origem fica escrita
Do anexo, do corpo, ou de uma citação
Dá para ver, caso a caso, com que base é que aquele documento foi atribuído àquele cliente.
na dúvida, fica nulo
Sem base escrita, não se atribui
Um documento sem cliente identificado espera por uma pessoa, em vez de ser encostado ao cliente mais provável.
O limite, dito por nós. Isto é atribuição: cada caso fica ligado a um cliente, com a base à vista. Não é separação técnica: não há hoje base de dados nem isolamento por gabinete montados. O que está desenhado é a regra de atribuição.
quando corre mal
E se o agente se enganar?
A pergunta certa não é se se engana, é o que está montado para o apanhar. São quatro coisas, e nenhuma delas é confiar nele.
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01 · caso
Um documento chega
Com o que quer que traga escrito.
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02 · âncora
Está no documento?
Um valor sem base no texto fica nulo, e não vira palpite.
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03 · confiança
Abaixo de 0,60?
8 campos do corpus estão abaixo do limiar, e obrigam a aprovação.
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04 · sinalização
O que é estranho
Fica marcado com o motivo escrito, e não desaparece.
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05 · pessoa
Decide
Nenhum dos filtros decide sozinho.
âncora no documento
Um valor sem base no texto fica nulo
Não vira palpite. É a diferença entre um campo por preencher e um número errado que ninguém questiona.
grau de confiança
Abaixo de 0,60 o caso passa a exigir aprovação
O valor mantém-se, mas marcado como de baixa confiança.
sinalizações
Cada coisa estranha ganha a sua etiqueta
Duplicado possível, período encerrado, anexo protegido, documento em falta.
aprovação
Nada sai sem o clique de uma pessoa
É a rede por baixo das outras três: se as três falharem, ainda há alguém a ler antes de sair.
Quem apanha, e o que fica. Quem apanha é quem aprova. Do que fica, o registo guarda o momento, o motivo por que o caso esperava, as sinalizações, e a impressão digital do documento que entrou. É essa que prova que o documento não mudou desde então.
perguntas
Seis perguntas de gabinete.
O agente lança alguma coisa na contabilidade?
Não. Ele prepara e para. Não há integração de lançamento, e o que ele produz é texto e campos extraídos, à espera de decisão.
Quem fala com o meu cliente?
O gabinete. O pedido fica escrito, com destinatário e assunto, e só sai quando alguém do gabinete aprova. O agente não tem forma de enviar sozinho.
E uma nota de crédito que retifica uma fatura já lançada?
Fica registada a ligação entre as duas, e o caso espera por aprovação humana por decisão registada. O agente não decide o que fazer com a retificação.
E se o mesmo documento chegar duas vezes?
Mesmo emitente, número e valor de um já recebido fazem o caso ser sinalizado como possível duplicado.
E documentos de um período que já fechou?
São sinalizados e sobem para decisão, porque o agente não sabe se o período está encerrado e não é ele que o decide.
Posso ver porque é que um caso está à espera?
Sim. Cada caso guarda o motivo de aprovação escrito, e é diferente de caso para caso. Não é uma etiqueta genérica, é a frase que explica aquele caso.
como funciona num gabinete
Uma carteira de clientes, uma fila só.
- Entram por emailOs documentos de todos os clientes chegam ao mesmo sítio.
- Separados por clienteCada caso fica ligado ao cliente de onde veio, com a origem à vista.
- Aprova quem trabalha a carteiraA decisão é de uma pessoa do gabinete, caso a caso.
- Registado por clienteCada aprovação fica ligada ao documento que a originou.